Excel快速提取PDF电子发票数据的方法

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编按：

如果单位还没有采用电子发票系统，就无法直接导出发票明细，需要对收到的PDF电子发票人工录入发票明细表中。本教程提供一种快速将PDF电子发票数据提取到Excel发票明细登记表中的方法。

财务人员会收到很多PDF格式的电子发票，今天为大家介绍如何使用Excel自动提取电子发票中的明细数据。比如，需要将每张PDF发票红色框选区中的数据提取出来，按下方形式排列，方便登记到发票明细表。下面笔者以Excel 2021为例介绍具体的操作。

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提取出以上明细数后，再加上发票号码、开票日期、发票类型、销方信息等，即可登记入发票明细表中。

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一、导入PDF电子发票数据把收到的PDF电子发票都保存在一个文件夹中备用。启动Excel后点击“数据/来自文件/从PDF文件”（旧版Excel需要选择“从文件夹”）。导入发票文件后选择“page001”，点击“转换数据”。

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在加载界面点击“保留行的范围”，选择仅保留发票名称栏到合计栏界面的数据（具体行数可能不同发票有所不同），方便后续公式对数据的引用。

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最后点击“关闭并上载/关闭并上载至”，在数据的放置位置选择“现有工作表的A1”。

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二、提取明细数据返回Excel中，可以看到发票数据有三个明显的问题：

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问题1：大多项目名称（货物或应税劳务、服务名称）是多行的一个项目名称应当记录在一个单元格中，但当前以“*”开头的项目名称记录在多个单元格中。问题2：存在多余的列各明细数据，如项目名称、规格型号、单位等各列之间不应有多余的空列。问题3：数据错位譬如当前D列是“规格型号”，但实际的规格型号数据“25208”登记在C列。下面我们进行数据提取。1.提取项目名称数据名称数据统一以“*“开头，一个名称可能是一行数据，也可能是多行数据。在B16输入公式：=TEXTSPLIT(CONCAT(IF(LEFT(B3:B13,1)="*",CHAR(10)&B3:B13,B3:B13&"")),,CHAR(10),TRUE) 

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公式说明：使用IF函数判断分行数据开头是否有“*”。如有，就在前面连接一个分行符（CHAR(10)）；如没有，就在其后连接一个空值（用于屏蔽多余值导致的“0”字符）。再使用CONCAT将这两个类型数据连接起来，最后用TEXTSPLIT函数以分行符CHAR(10)分行得到正确的名称数据。2.提取其他数据特点：存在多余的空列数据存在错位并非所有项目都有规格型号、单位、数量、单价数据因此，最好的方式是整行提取项目名称后各列数据，然后去掉空值，再从右往左分别取数据赋给税额、税率、金额、单价等。在C16输入公式：=IFERROR(TAKE(DROP(DROP(UNIQUE(VSTACK(IF($C$3:$Z$3<>"",COLUMN($C$3:$Z$3),""),FILTER($C$3:$Z$13,LEFT($B$3:$B$13)="*")),1,1),1)&"",,(COLUMN(A1)-7)),,-1),"")

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接着将公式向右拖到到I16，同时定位到需要转化为数字的列（如金额列），将公式中的“take”更改为“--take”，完成格式的转换。

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三、实际使用上方主要介绍了单张发票中明细数据的提取思路和方法。但是每张发票的行数，以及项目名称所在列数可能都不一样，因此，在实际处理的时候可能需要经常按实际修改公式。如果你不想修改公式，则需要设法查找出项目名称的开始位置和结束位置，然后在今天的公式中引用单元格的位置即可做成模板。

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 教程中其他数据的提取思路是正确的，但如果要想适应所有电子发票的提取，则还需要修改公式。譬如当前公式就不适合规格型号是多行的，或者单个产品有规格型号但没有单位的发票的处理。这些不足，都需要在模板中避免。

发票提取模板下载方式

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